企業(yè)如何做好會議管理

會議是企業(yè)進(jìn)行集體決策和重要事項部署時必不可少的手段。但是舉行一個會議涉及到參會者是否有時間、辦公室是否有空余等諸多問題。傳統(tǒng)的會議管理手段一般是通過郵件溝通開會的時間地點，這種方法在小規(guī)模公司往往可以見1效。但是在中大型公司，由于開會人員和會議室數(shù)量都很多，郵件溝通的方式無法有效管理會議室和參會者。因此，在中大型公司，往往會出現(xiàn)會議室無人使用而有會議需求的人沒有會議室使用，或者參會者同時面對多個會議分身乏術(shù)的情況。

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會議管理系統(tǒng)之會后管理

會后管理功能的目的是在會后對會議進(jìn)行評估、監(jiān)督會議紀(jì)要的發(fā)布和會后任務(wù)的落實。通過組織者與參會人對會議的評估，不斷提高組織者的會議組織能力及會議召開質(zhì)量；通過任務(wù)管理確保會議決議的落實。會后管理的功能主要包括會議紀(jì)要管理、會后任務(wù)管理、會議歸檔管理、會后評估管理。

在會后管理中，會議紀(jì)錄員可記錄會議紀(jì)要，修改出缺席人員、記錄未決事項及會后相關(guān)安排；會議組織者審核并發(fā)布會議紀(jì)要；可導(dǎo)入導(dǎo)出會議紀(jì)要；會后任務(wù)負(fù)責(zé)人可通過系統(tǒng)記錄任務(wù)執(zhí)行情況及完成時間；會議組織者可多視角查看及跟蹤會議任務(wù)完成情況，可催促相關(guān)負(fù)責(zé)人完成相關(guān)任務(wù)；會議主持人可對自己主持的會議進(jìn)行評估，不同會議類型評估的內(nèi)容可以不同，可自定義；會議參與人可對自己參加的會議進(jìn)行評估，不同會議類型評估的內(nèi)容可以不同，可自定義；會議管理者可對會議進(jìn)行歸檔，包括會議所有相關(guān)信息：會議預(yù)計成本、實際成本、會議任務(wù)、紀(jì)要、資料、會議總結(jié)等。

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如何掌握會議管理的技巧

1．會議進(jìn)程中的注意事項

在會議進(jìn)行的整個過程中，會議管理平臺廠家，為了保證會議能夠高效進(jìn)行，必須隨時發(fā)現(xiàn)并糾正一些問題。包括：

（1）開會和散會是否準(zhǔn)時？

（2）會議議題的說明是否簡練、明確？

（3）是否有無法討論的議題？

（4）會議是否按照程序進(jìn)行？

（5）是否強(qiáng)迫某位特定人員發(fā)言？

（6）是否批評某人的發(fā)言？

（7）是否有人發(fā)言過于感情用事？

（8）是否有人竊竊私語？

（9）是否得出了明確的會議結(jié)論？

（10）是否找到了解決與會者意見對峙的辦法？

（11）是否尊重了少數(shù)人的意見和想法？

（12）是否正確記錄了決定的事項？

（13）是否妥善保管了會議記錄？

以上問題經(jīng)常在會議進(jìn)行的過程中出現(xiàn)，如果處理不當(dāng)，會對會議進(jìn)程產(chǎn)生阻礙，影響會議質(zhì)量。因此，必須予以高度重視。

2．主持會議的注意事項

許多會議都設(shè)有主持人，以便于會議能嚴(yán)格按照議程進(jìn)行。而作為會議的主持人，必須了解掌握相關(guān)的知識，并且運用一定的技巧。一般來說，主持會議需要注意以下事項：

（1）清楚開會的時間；

（2）充分了解會議目的，把握會議主題；

（3）引導(dǎo)與會者積極參與會議討論；

（4）讓與會者公平自由地表達(dá)意見，不要擅自指1定發(fā)言；

（5）當(dāng)討論出現(xiàn)混亂時，應(yīng)有撥亂反正的能力；

（6）如果討論偏離了議題，應(yīng)及時予以扭轉(zhuǎn)；

（7）客觀地接受每位與會者的意見，并及時總結(jié)歸納；

（8）對會議的議案，應(yīng)付諸表決，會議管理平臺公司，遵循少數(shù)服從多數(shù)原則；

（9）會議的結(jié)論獲得通過后，當(dāng)場宣讀會議決定的事項。

主持人的工作水平高低對會議質(zhì)量有很大影響。所以，主持人應(yīng)該在會前進(jìn)行充分的準(zhǔn)備，有針對性地做一些模擬練習(xí)。

3．參加會議的注意事項

作為會議的主體，與會者必須真正地投入到會議中去，這樣，才能保證會議能取得成功。作為與會者，必須注意以下幾個方面：

（1）事先了解會議的宗旨、目的，并對議題進(jìn)行研究；

（2）準(zhǔn)時出席，如果因故無法出席，必須事先請假；

（3）積極發(fā)言，真實地表達(dá)個人意見，不要有所保留；

（4）發(fā)言要言簡意賅，會議管理平臺，避免長篇大論，并且要注意發(fā)言時機(jī)；

（5）避免發(fā)言偏離議題；

（6）認(rèn)真聽取與自己不同的意見；

（7）反駁不同意見時，會議管理平臺定做，要注意態(tài)度和語氣；

（8）注意自己的發(fā)言時間，要給他人留出發(fā)言的機(jī)會；

（9）發(fā)言討論要具有大局觀，不要總為細(xì)枝末節(jié)爭論不休；

（10）要遵守少數(shù)服從多數(shù)的原則。

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北京盛科維科技發(fā)展有限公司是一家專注于組織管理效率的高科技公司。盛科維的愿景是：成為中國會議管理領(lǐng)域智能產(chǎn)品提供商、完整解決方案提供商和服務(wù)提供商！盛科維聚焦于企業(yè)會議和活動，公司的核心使命是：用技術(shù)推進(jìn)中國組織會議的變革，建立移動互聯(lián)網(wǎng)時代的全新會議和活動生態(tài)環(huán)境，讓會議和活動助推組織的持續(xù)發(fā)展和文化進(jìn)步，讓會議和活動系統(tǒng)、智能、高效；讓圍繞會議和活動的人，省心、省力、省事。盛科維擁有完全自主知識產(chǎn)權(quán)的技術(shù)開發(fā)平臺，以提高會議效率為焦點，以會議生命周期管理為理念，開發(fā)了國內(nèi)系統(tǒng)、專業(yè)的會議管理軟件，從Web端，到移動端，到云端，我們提供適合各類用戶的全線產(chǎn)品。盛科維擁有一支由大型應(yīng)用系統(tǒng)開發(fā)、移動開發(fā)、系統(tǒng)集成、網(wǎng)絡(luò)集成技術(shù)力量組成的技術(shù)管理團(tuán)隊。這支團(tuán)隊技術(shù)精良、經(jīng)驗豐富、踏實主動、敬業(yè)負(fù)責(zé)，在電力、大專院校等多個領(lǐng)域圓滿完成了多個項目。可以為客戶和合作伙伴提供從咨詢、設(shè)計、實施、服務(wù)全方面的支持和服務(wù)。互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，任何組織都必須面對扁平化的組織管理結(jié)構(gòu)和社交型企業(yè)模式的挑戰(zhàn)，會議和活動將成為組織溝通的剛需。會議即發(fā)展，活動即文化，將成為更多組織人的共識。盛科維將堅持初心，放眼前路，在已經(jīng)到來的新時代為更多客戶提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)！