檔案管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

　　傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)管理為主，智能檔案庫(kù)房漏水檢測(cè)系統(tǒng)，紙質(zhì)文檔保存、借閱、管理不方便，容易損壞泄密。信息化時(shí)代急需提供電子檔案的管理，企業(yè)大量電子文檔、照片、音頻、視頻等電子資料和數(shù)字資產(chǎn)，但是缺乏有效的管理方法。 如何確保海量檔案資料安全?如何更好的發(fā)布檔案信息，便于查找和使用?如何兼顧檔案文檔的電子化管理和紙質(zhì)管理?如何更好地對(duì)檔案管理工作進(jìn)行評(píng)估和管理?等等一些問(wèn)題，都是需要去解決的。

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確保紙質(zhì)檔案信息安全有什么對(duì)策呢?

　　一是嚴(yán)格執(zhí)行庫(kù)房“十防”標(biāo)準(zhǔn)：即防火、防盜、防水、防潮、防塵、防高溫、防光、防蟲(chóng)、防鼠、防霉，辦公室、庫(kù)房、閱檔室要分開(kāi)。定期對(duì)庫(kù)內(nèi)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)不符合標(biāo)準(zhǔn)的，要及時(shí)處理，以免發(fā)生意外。

　　二是保障檔案查閱可控：紙質(zhì)檔案具有原始性和憑證作用，所以一定要保證檔案的查閱利用在可監(jiān)控的環(huán)境下進(jìn)行，呼倫貝爾檔案庫(kù)房，并對(duì)檔案查閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，確保出現(xiàn)檔案安全事故時(shí)可以進(jìn)行追溯檢查。

　　三室建立保障體系：規(guī)范現(xiàn)代檔案管理業(yè)務(wù)的工作流程。檔案信息安全的持續(xù)性措施是建立程序化、制度化模式并強(qiáng)化落實(shí)。需要針對(duì)保密、訪客、數(shù)據(jù)和應(yīng)用操作等方面制定制度與規(guī)范。

　　在社會(huì)信息化和信息社會(huì)化的進(jìn)程中，標(biāo)準(zhǔn)檔案庫(kù)房一體化管理系統(tǒng)，檔案數(shù)量越來(lái)越多，檔案利用越來(lái)越普及，檔案的安全防護(hù)措施就越顯得重要，檔案工作者必須努力讓檔案得以保護(hù)，把各種不安全因素控制在可控范圍內(nèi)，使其更好地服務(wù)于用戶和社會(huì)。

智能檔案庫(kù)房管理系統(tǒng)功能介紹

　　1、強(qiáng)然檔案系統(tǒng)提供了非常豐富的搜索功能，最為簡(jiǎn)單的，是與互聯(lián)網(wǎng)上的搜索引擎類(lèi)似的關(guān)鍵詞搜索，即只要輸入一個(gè)或數(shù)個(gè)關(guān)鍵詞，即可查找出滿足條件的文檔，但與一般搜索引擎不同的是，強(qiáng)然檔案系統(tǒng)搜索出的文檔，還必須與搜索者的授權(quán)一致，也就是，即使?jié)M足搜索條件要求，而搜索者沒(méi)有權(quán)限閱讀，也是不會(huì)顯示在搜索結(jié)果中的

　　2、可以采用類(lèi)自然語(yǔ)言查找檔案資料的利用情況，并自由設(shè)計(jì)和打印比如，輸入：張三即可以查詢(xún)出所有包含張三的信息

　　3、具備閱讀權(quán)的用戶，可以直接搜索和閱讀數(shù)字化檔案資料，檔案庫(kù)房恒濕恒溫系統(tǒng)，不必另行辦理借閱手續(xù)，黑匣子功能會(huì)自動(dòng)記錄其閱讀過(guò)程。

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