會議成功的關(guān)鍵在于會議前的周密策劃，會議的準(zhǔn)備工作一般包括會議的舉行、會議時間和地點的選擇、會議的邀請、會議議程的準(zhǔn)備、會議文件的準(zhǔn)備以及相關(guān)技術(shù)問題的處理。精心準(zhǔn)備可以為會議的順利召開奠定良好的基礎(chǔ)。大型會議活動策劃方案中需要包括詳細(xì)的分工以及需要完成的時間，具體注意事項如下：1、會議活動策劃方案應(yīng)講求實效、突出特色的原則；2、活動要提前籌備和確定；3、會務(wù)準(zhǔn)備是列出屋子清單，同事派專人落實和保管，避免遺忘或者遺失。會議活動策劃難免會出現(xiàn)許多失誤，如會前準(zhǔn)備時參會人員名單制定不到位，議題和日程安排不明確、不合理，沒有通知到相關(guān)工作人員做好充足的準(zhǔn)備;會議的安排太過冗雜繁復(fù)，主持人的選派不合理導(dǎo)致會議的主題變動隨意，以至于參與人員因?qū)哟蔚膮⒉畈积R導(dǎo)致會議的效果大幅度下降;會議安排的時間過長，與會者的情緒沉悶，甚至長時間因為會議的主題不明確而造成議題范圍的超出導(dǎo)致議而不決的尷尬場面;會議總結(jié)時不能刺中要點，工作安排沒有針對性。如果一次會議活動策劃不能解決好上述存在的問題，那么此次會議即是失敗的。會議活動策劃中需要注意哪些問題：1、根據(jù)規(guī)劃內(nèi)容確定會議活動的時間，太早或太遲都不行：計劃是一個循序漸進的過程，在構(gòu)思和孵化階段，規(guī)劃的雛形正在形成。只有在準(zhǔn)備的某個階段才需要查看工作思路和實施計劃，才能有一個正式的計劃，因此，會議活動策劃不應(yīng)太早或太遲，應(yīng)該留出足夠的時間進行討論，修改和批準(zhǔn)；2、認(rèn)真考慮籌備工作所涉及的方方面面：一般大型會議活動的籌備工作涉及很多方面的內(nèi)容，這就需要組織者認(rèn)真考慮，包括會議活動的主題、會議活動的時間選擇、會議活動的場地、行程安排等，這些都要組織者認(rèn)真謹(jǐn)慎考慮，以免因暫時無所作為而造成未來損失，特別是一些關(guān)鍵環(huán)節(jié)更需要密切關(guān)注，以免發(fā)生重大事故；3、為會議活動的每個階段制定實施計劃：為了確保可以按時實施計劃，必須為任務(wù)的每個階段制定具體的實施計劃，而進度表是監(jiān)督檢查的基礎(chǔ)，也是掌握進度和調(diào)整速度的標(biāo)準(zhǔn)，組織者可以根據(jù)具體的工作內(nèi)容制定活動進度表，并按進度表推進工作的開展；4、發(fā)出會議邀請函是會議前準(zhǔn)備工作完成的重要標(biāo)志：在尚未確定和實施會議的名稱、主題、時間、地點、范圍和資金之前，組織者是很難進行邀約工作，這就需要組織者科學(xué)、認(rèn)真地確定邀約嘉賓參會的具體事項后，根據(jù)所需規(guī)劃準(zhǔn)備工作，完成邀約工作。會議活動策劃中一定要考慮好會議的舉辦地點、時間和人員的確定。就如前文所談?wù)摰降?，如果會議邀請的人員差距太大，層次不齊，那么會議進行中很有可能就成了“少數(shù)人的游戲”，大多數(shù)與會者都成了“啞巴”。只靠少數(shù)人發(fā)揮作用的會議是不能體現(xiàn)其真正的效果的。會議要求的就是“說”，邀請人員時應(yīng)注意對小，積分子，公司經(jīng)營骨干的邀請，也應(yīng)該適當(dāng)邀請一些在基層工作的有話要說的員工，這樣才能活躍會議的整體氣氛，使會議活動策劃收到其應(yīng)有的良好效果。為了方便嘉賓和主要的出席，會議的地點可以設(shè)在大酒店，機場等交捷的場所，這也是會議活動策劃能否進行好的關(guān)鍵。深圳市安歌音樂文化傳媒有限公司用心做事業(yè)、以誠贏未來！追求無止境、與時俱進創(chuàng)未來！追求價值是我們工作的起點、創(chuàng)造價值是我們?nèi)松膭恿Α崿F(xiàn)價值是我們恒久的追求！

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