應(yīng)收款項的清理應(yīng)收款項主要包括應(yīng)款、預(yù)付賬款和其他應(yīng)收款,因此清理工作也主要是圍繞這些會計科目進行的。應(yīng)款的清理一般來說,應(yīng)款是往來賬清理的重點和難點,作為債務(wù)單位有時不愿意給予配合。應(yīng)款的清理工作應(yīng)有銷售部門積配合,且應(yīng)與銷售部門的績效考核相聯(lián)系,否則有時該項將會很難開展。應(yīng)款清理按以下步驟進行:1. 財務(wù)部及時計算出正確的應(yīng)款余額并制作出對賬函財務(wù)部負責(zé)往來賬的會計,應(yīng)及時按照清理工作方案確定的時間點作出客戶應(yīng)款賬務(wù)處理,并按公司標(biāo)準(zhǔn)格式分客戶制作出對賬函,然后由職務(wù)不相容的其他財務(wù)人員核對無誤后加蓋公司。2. 及時發(fā)出對賬函,積催促客戶回函對于對賬函,根據(jù)具體情況分別以信函或?qū)H松祥T送達等方式發(fā)出。財務(wù)部將對賬函的發(fā)出情況及時通報給銷售部門,由銷售部門及時通知到各銷售人員,銷售人員必要時應(yīng)提醒催促客戶及時核對對賬函,商請客戶及時回函。客戶如果是將確認的對賬函直接交給銷售人員的,銷售人員應(yīng)在時間將回函交到公司財務(wù)部。3. 財務(wù)部及時檢查回函情況對于客戶回函,財務(wù)部應(yīng)及時檢查回函情況,
一般有三種情況:一是回函了且確認了對賬函的數(shù)據(jù);二是回函了但是不認可對賬函的數(shù)據(jù);三是沒有回函。財務(wù)部此時應(yīng)將工作重點放在第二種和第三種情況。對于客戶已經(jīng)回函但是不認可對賬函數(shù)據(jù)的,財務(wù)部應(yīng)先從企業(yè)內(nèi)部查明原因。對于這種情況,一般存在幾種可能:1.將不屬于該客戶的應(yīng)掛在了該客戶名下;2.將該客戶前期回款錯誤地記載了其他客戶名下;3.客戶反饋支付了貨款,但是我方尚未收到;4.客戶認為對賬函中發(fā)生額對應(yīng)業(yè)務(wù)的計價錯誤;5.客戶反饋根本就沒有收到對賬函發(fā)生額對應(yīng)業(yè)務(wù)的貨物。對于上述各種情況,應(yīng)一一查明,如屬于財務(wù)部內(nèi)部賬務(wù)處理錯誤的,應(yīng)及時按照財務(wù)部內(nèi)部的錯賬處理辦理就行糾正,但是也要注意糾正錯賬給其他客戶回函帶來的錯誤也要進行分析。如果不是財務(wù)部內(nèi)部賬務(wù)處理錯誤引起的與對方不符的,需要從企業(yè)業(yè)務(wù)流程進行分析并查明原因,重點檢查是否有舞弊發(fā)生。
對應(yīng)收款項進行賬齡分析,甄別出呆壞賬進行必要的賬務(wù)處理對于在應(yīng)收款項對賬清理過程中發(fā)現(xiàn)的各種問題應(yīng)及時進行分析,并對賬齡作出分析,甄別出可能存在的呆壞賬。根據(jù)企業(yè)財務(wù)管理制度,對呆壞賬應(yīng)及時作出會計處理,按照賬齡分析結(jié)果計提壞賬準(zhǔn)備。四應(yīng)付款項的清理應(yīng)付款項主要包括應(yīng)付賬款、預(yù)款、其他應(yīng)付款等。在中國目前的大環(huán)境下,債務(wù)人一般不會主動去核對賬目,而是債權(quán)人主動找債務(wù)人對賬,所以對于應(yīng)付款項的對賬更多是“姜太公愿者上鉤”坐等對方的對賬函。但是,財務(wù)人員要注意應(yīng)付款項會計科目的明細余額已經(jīng)是借方余額的情況,雖然是在負債科目下面但是實際上已經(jīng)變成了債權(quán),應(yīng)按照應(yīng)收款項進行對賬和清理。
對于應(yīng)付款項的清理,也還是有財務(wù)人員主動作為的地方:1.檢查是否存在長期掛賬且確實無法支付的款項;2.檢查會計上雖然是記在應(yīng)付款項科目下面,但是稅務(wù)上可能涉及需要確認應(yīng)稅收入的情況。對于被動對賬的,也應(yīng)高度重視,作為檢查應(yīng)付款項是否正確的手段。對于通過對方對賬函發(fā)現(xiàn)與我方賬務(wù)不符的,需要查明原因,如是我方錯誤所致,應(yīng)及時進行錯賬調(diào)整;如是在途貨物尚未入庫的,也應(yīng)查明原因并在回函中進行必要的說明;如是采購人員利用職務(wù)之便以公司名義向供應(yīng)商私自賒欠貨物的,應(yīng)追究采購人員責(zé)任。五寫出往來賬清理的總結(jié)分析報告和處理申請往來賬清理完成后應(yīng)及時總結(jié)和分析,并寫出總結(jié)分析報告。對于在清理過程發(fā)現(xiàn)的問題要查明原因并歸納總結(jié),對于因企業(yè)內(nèi)部控制薄弱造成的,應(yīng)提出修改意見;對于清理過程中發(fā)現(xiàn)的錯誤或舞弊,應(yīng)提出處理意見。對于往來賬清理發(fā)現(xiàn)的呆壞賬或長期掛賬且無法支付的應(yīng)付款項,應(yīng)提出核銷的處理意見,按照公司分級授權(quán)管理原則提請審批,以便及時作出賬務(wù)處理。往來賬清理結(jié)果應(yīng)作為企業(yè)相關(guān)部門績效考核的重要組成部分或參考指標(biāo)。
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