一公司設(shè)立文件檔案管理專員，東光檔案管理，切實(shí)做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，公司檔案管理制度，提高案卷質(zhì)量，使文件檔案管理工作達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化的要求，并逐步實(shí)現(xiàn)電子信息化管理。

二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用價(jià)值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊(cè)、照片以及與本公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)的上級(jí)事文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

三、人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

征集流散在各機(jī)關(guān)、各部門、個(gè)人與國(guó)外的有價(jià)值的各種歷史檔案和相關(guān)資料，是檔案館收集工作中必不可少的補(bǔ)充手段，分為非強(qiáng)制性的和強(qiáng)制性的兩種。一般采取在協(xié)商的基礎(chǔ)上，通過復(fù)制、交換、捐贈(zèng)、有償轉(zhuǎn)讓等方式，asp檔案管理系統(tǒng)，將檔案集中到檔案館；在特殊情況下，集體和個(gè)人所有的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或需保密的檔案，當(dāng)其保管條件惡劣或者由于其他原因被認(rèn)為可能導(dǎo)致檔案嚴(yán)重?fù)p毀和不安全時(shí)，國(guó)家可將其收購(gòu)或征購(gòu)入館，也可代為保管。

整理過程

整理

按照一定原則對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號(hào)和基本編目，使之有序化的過程。

來源原則

把同一機(jī)構(gòu)、組織或個(gè)人形成的檔案作為一個(gè)整體加以管理的原則。

檔案實(shí)體分類

根據(jù)檔案的來源、形成時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行的分類。

立檔單位

構(gòu)成檔案全宗的國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人。

全宗

一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。

聯(lián)合全宗

由兩個(gè)或兩個(gè)以上立檔單位形成的互有聯(lián)系不易區(qū)分全宗而作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。

匯集全宗

由若干個(gè)文件數(shù)量很少且具有某些共同特征或聯(lián)系的小全宗組成的作為一個(gè)全宗對(duì)待的檔案整體。

全宗群

由若干個(gè)具有時(shí)間、地區(qū)、性質(zhì)等共同特征的全宗組成的群體.

案卷

由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位。

立卷

將若干文件按形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系組成案卷的過程。

卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)文件狀況的記錄單，排列在卷內(nèi)文件之后。

檔號(hào)

以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

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